Preguntas Frecuentes
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1. ¿Bajo que ley se rigen las propiedades horizontales en Panamá?
Desde el 14 de febrero de 2002, entró en vigor la Ley de Propiedad Horizontal 284 en Panamá, ley que regula el régimen de PH, con diez capítulos y ciento veinticinco artículos que incluyen nuevos conceptos y principios.
La antigua Ley 31 de 2010, que regulaba el régimen de propiedad horizontal, estuvo en vigor durante doce años y era necesario un cambio que se ajustara a las necesidades vigentes, realizando reformas y llenando los vacíos legales que eran cada vez mayores, adicional a los que surgieron con la llegada de la pandemia.
2. ¿Cuáles son los principios rectores de la Ley 284?
El régimen de PH tiene como principios rectores asegurar el mantenimiento, la salubridad, seguridad y conservación de los bienes privados y bienes comunes que coexisten dentro de la propiedad horizontal. Los principios rectores son los siguientes:
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Convivencia pacífica y solidaria social.
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Derecho al debido proceso
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Derecho a petición
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Principio de confidencialidad
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Respeto a las decisiones
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Respeto de la dignidad humana
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Sostenibilidad y función social.
3. ¿Las auditorias de estados financieros son de obligatorio cumplimiento para las propiedades horizontales en Panamá?
La respuesta es no, no están obligadas a auditar las cifras contables presentadas por la administración; sin embargo, el riesgo de no hacerlo es elevado, para entenderlo mejor veamos los siguientes puntos:
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Según la Ley 284, en el artículo 80 la Junta Directiva de las propiedades horizontales se debe a la Asamblea de Propietarios y su deber principal es hacer cumplir todas las decisiones referentes a la administración, mantenimiento, operación, seguridad y conservación de los bienes comunes.
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Una de la disposición obligatoria de la Ley 284 se encuentra en el Capítulo VIII artículo 91, que indica que la Junta Directiva de forma obligatoria debe designar un administrador, que dentro de sus múltiples funciones está el elaborar el proyecto de presupuesto y el informe de ingresos y egresos del año fiscal (artículos 94 y 95); mismo que deberá ser presentado en Junta Directiva en la reunión ordinaria anual de la Asamblea de Propietarios para su aprobación o rechazo.
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Todos los fondos recaudados de propietarios serán manejados por un tercero (La Administración); la Junta Directiva debe velar por la seguridad y utilización correcta de estos fondos y la forma de conseguir esto es a través de la auditoria de estados financieros realizada a la gestión de la administración y su contador. Por este motivo la Ley lo estipula en el artículo 80 punto 9 de la siguiente forma: “Cuando sea necesario, contratar los servicios de un contador público autorizado, quien deberá auditar los libros que lleve la administración y rendir un informe anual en la asamblea ordinaria de propietarios”.
4. ¿Cuáles son los beneficios de realizar auditorías a los estados financieros?
La auditoría de los estados financieros de forma anual tiene numerosos beneficios tanto para las empresas como para los inversionistas y otras partes interesadas; a nivel de Propiedades Horizontales, sería para la Junta Directiva quien representa a todos los propietarios. Estos beneficios incluyen:
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Veracidad y confiabilidad de la información: La auditoría anual permite verificar que los estados financieros presentados por la administración reflejen de manera precisa la situación financiera, los resultados de operación y los flujos de efectivo. Esto brinda seguridad a la Junta Directiva de los PH ya que la información financiera es confiable y puede ser utilizada para tomar decisiones informadas.
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Detección y prevención del fraude: La auditoría anual involucra la revisión minuciosa de los registros y transacciones realizada por la administración, lo que permite identificar indicios de fraude o malversación de fondos. Los auditores están capacitados para detectar irregularidades y evaluar los controles internos de la organización, lo que ayuda a prevenir y evitar actividades fraudulentas.
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Cumplimiento de los estándares contables y regulatorios: Las auditorías anuales garantizan que los estados financieros cumplan con los estándares contables y regulatorios establecidos por las leyes y regulaciones aplicables.
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Mejora de los procesos internos: Durante una auditoría, se evalúan los procesos y controles internos, lo que puede revelar áreas de mejora en términos de eficiencia y eficacia. Los auditores pueden brindar recomendaciones para fortalecer los controles internos, optimizar los flujos de trabajo y reducir los riesgos operativos.
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Cumplimiento de requisitos legales y fiscales: La auditoría anual asegura que se cumpla con las obligaciones legales y fiscales en materia de presentación de informes financieros. Esto es fundamental para evitar multas y sanciones por incumplimiento, y mantener una relación transparente y confiable con las autoridades regulatorias y fiscales.
En resumen, la auditoría anual de los estados financieros proporciona una evaluación objetiva e independiente de la situación financiera de una propiedad horizontal, brindando confianza a la Junta Directiva y propietarios, sobre la fiabilidad de la información financiera presentada. Además, puede ayudar a mejorar los procesos internos y detectar posibles fraudes.
5. ¿El contador de la propiedad horizontal puede presentar los estados financieros auditados?
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El principio fundamental de la auditoría es la independencia, lo que implica que el auditor debe estar libre de cualquier influencia o conflicto de interés que pueda comprometer su objetividad e imparcialidad en la evaluación de los estados financieros.
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Para garantizar la independencia, se requiere que el auditor sea un tercero externo y no esté relacionado directamente con la administración, ni tenga intereses personales o económicos en sus resultados financieros. Esto asegura una revisión objetiva y justa de los estados financieros, minimizando cualquier sesgo o favoritismo.
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El contador de la propiedad horizontal puede tener un conocimiento detallado de los sistemas contables y los registros financieros, lo que puede ser útil para colaborar con el auditor externo al proporcionar información y documentación necesaria. Sin embargo, no puede desempeñar el rol de auditor independiente y emitir una opinión imparcial sobre la razonabilidad de los estados financieros.